Changer le logiciel du club ne consiste pas seulement à transférer une liste de joueurs. Le planning, les règles, les réservations à venir et les règlements peuvent dépendre de fichiers et de services différents. Avant de fixer une date, demandez ce qui peut être récupéré, ce qui peut être repris et ce qui devra être vérifié à la main.
Cette checklist prépare une décision ; elle ne décrit pas une migration déjà réalisée ni un import automatique Okkre. Les sources officielles citées ont été relues le 10 octobre 2026.
Décrire ce que le nouveau logiciel doit remplacer
Notez ce qui motive le changement avec un exemple réel de votre organisation : double saisie à l'accueil, difficulté à connecter le site, absence d'une fonction essentielle ou conditions commerciales inadaptées. Distinguez ce problème des fonctions déjà utiles à vos joueurs.
Si votre outil actuel gère le paiement, les cours ou l'accès autonome, le remplacement du planning ne suffit pas. Demandez comment ces services fonctionneront après la transition, qui les exploitera et ce qu'il faudra conserver. Le comparatif des logiciels de padel aide à identifier les périmètres documentés ; une brochure ne remplace pas une recette.
Faire un inventaire avec un responsable pour chaque élément
| Élément | Ce qu'il faut demander à l'outil de départ | Ce qu'il faut vérifier dans l'outil d'arrivée |
|---|---|---|
| Terrains | Identifiants, noms, sports, durées et caractéristiques utiles | Correspondance de chaque terrain, sans doublon ni piste oubliée |
| Ouvertures et règles | Horaires, fermetures, exceptions, tarifs des créneaux et limites de réservation | Disponibilités et durées attendues sur plusieurs journées |
| Réservations futures | Dates, débuts, fins, terrain, contact, statut et éventuelle récurrence | Nombre, horaire local, occupation et traitement des annulations |
| Activités du club | Cours, événements, entretiens et occupations récurrentes | Créneaux bloqués et services conservés ou remplacés |
| Contacts | Identifiants, coordonnées et préférences ou consentements disponibles | Champs repris, doublons et usages prévus par le club |
| Règlements et soldes | Transactions, paiements à venir, crédits, abonnements et pièces utiles | Rapprochement distinct du planning ; responsabilités de remboursement |
| Site et équipements | Parcours de réservation, accès techniques et dépendances | Fonctionnement prévu, prestataire responsable et recette avant ouverture |
Pour chaque ligne, notez le format disponible, la période couverte, le responsable et le point encore non vérifié. Ne marquez pas « repris » sur la seule réception d'un fichier : il faut aussi vérifier sa lecture et son résultat dans le nouvel outil.
Demander un échantillon avant une extraction complète
Un fichier de contacts peut aider sans contenir les réservations, les cours ou l'historique des paiements. Par exemple, la documentation Playtomic Manager sur l'export clients, mise à jour le 18 août 2026, décrit un CSV de clients. Son existence ne prouve pas une reprise complète dans un autre logiciel.
La documentation Club API Playtomic, mise à jour le 17 août 2026, décrit un accès en lecture aux réservations avec des conditions d'accès et des limites d'historique. Une API de lecture ne garantit ni une extraction de toute l'activité ni un import dans l'outil d'arrivée.
Demandez donc un échantillon représentatif et sa description. Vérifiez les colonnes, les statuts et les dates avec les deux équipes. Conservez les fichiers et accès dans le périmètre convenu pour le projet, avec les personnes responsables ; ne diffusez pas des coordonnées ou des secrets techniques dans un brief partagé largement.
Écrire la règle de bascule
Définissez une date et une heure de référence, ainsi que l'outil où les nouvelles demandes seront saisies. Précisez comment traiter les réservations et annulations intervenues entre l'extraction et la bascule.
Deux plannings modifiés indépendamment peuvent diverger. Si une période de coexistence est nécessaire, attribuez à quelqu'un le rapprochement des changements et définissez sa méthode. N'ouvrez pas la réservation publique dans le nouvel outil avant de savoir quelles données font référence.
Informez l'accueil du parcours à utiliser et préparez les informations à transmettre aux joueurs : nouvelle adresse éventuelle, moyen de retrouver une réservation et interlocuteur en cas de difficulté. Une inscription ou un paiement déjà effectué ne doit pas être présenté comme à refaire sans règle validée.
Recetter avec des cas qui révèlent les erreurs
Prenez une petite série de cas de test, puis un échantillon autorisé et représentatif de votre organisation :
- Une réservation à venir sur chaque terrain, avec une durée différente si le club en propose.
- Un cours et une fermeture qui doivent empêcher la réservation du même créneau.
- Une réservation annulée dont le statut doit rester compréhensible.
- Une série récurrente, si elle existe, et une exception à cette série.
- Une réservation à proximité de minuit ou d'un changement d'heure, pour vérifier la date et l'horaire local.
- Un paiement ou solde à rapprocher séparément, si le service concerné est utilisé.
Notez pour chaque cas l'attendu, le constat et la correction nécessaire. Vérifiez le nombre total de réservations, mais aussi chaque terrain, horaire et statut de l'échantillon : un total identique peut masquer une mauvaise correspondance de pistes.
La documentation Planning Okkre distingue les horaires locaux du club et les dates renvoyées en UTC par l'API. Cette distinction doit être traitée par l'intégration et vérifiée dans le résultat affiché.
Prévoir le retour arrière et la sortie
Avant la bascule, définissez qui décide d'un retour arrière et selon quels critères : réservation indispensable introuvable, piste disponible alors qu'elle est occupée, service essentiel indisponible ou données incohérentes.
Demandez comment conserver l'accès à l'ancien outil pendant cette période et dans quelles conditions. Si un retour arrière est nécessaire, les demandes acceptées depuis la bascule doivent être rapprochées avant de rouvrir l'ancien parcours. Revenir à une copie plus ancienne ne suffit pas à préserver ces changements.
Faites préciser les conditions de sortie : accès restant, fichiers remis, historique conservé, traitement des paiements et responsabilité des services connectés. Ne fermez pas un compte ni ne révoquez une intégration indispensable avant d'avoir validé leur remplacement.
Ce qui reste à établir avec Okkre
Okkre documente le planning et les réservations depuis un site connecté. Aucun import Excel ou CSV, export exhaustif, transfert de soldes ou migration automatique n'est garanti par ce guide. Le périmètre de reprise, l'accompagnement, les formats et la vérification des réservations futures doivent être définis avec l'équipe.
Paiement, caisse, comptabilité, emailing, recherche de partenaires et contrôle d'accès ne sont pas promis dans ce périmètre. Si votre transition exige l'un de ces services, établissez d'abord une solution vérifiée. Les guides Réservations et Site du club décrivent les fonctions et prérequis techniques ; ils ne prouvent pas qu'une migration de votre club est déjà possible.
Comparer Okkre et Playtomic Manager · Voir le périmètre logiciel Okkre · Parler de mon club